Същност на системата – ISO 9001 представлява съвкупност от организационни структури, методики, процеси и ресурси, необходими за осъществяване управление на качеството, предназначена както за задоволяване на изискванията и очакванията на клиентите, така и за удовлетворяване на вътрешните потребности от управление на организацията. Управлението на качеството е аспект от общата функция на управлението, определящ и осъществяващ политиката в областта на качеството.

• повишаване конкурентната способност на фирмите в динамичните пазарни отношения
• увеличаване възможностите за излизане на европейските пазари
• повишаване доверието на клиентите към фирмата
• увеличаване възможностите за участие в търгове за възлагане на обществени и други поръчки
• увеличаване възможностите на фирмите като доставчици на други фирми, работещи вече в условията на СУК
• по-добро управление на собствените доставчици
• постигане на сигурност, че предлаганите продукти /услуги/ ще се произвеждат в контролирани условия
• защита от рисковете на случайността и нежеланите последици
• подобряване управлението на фирмата, а с това и резултатите от нейната дейност, включително и финансовите
• по-успешно управление на човешките ресурси
• постигане яснота и прозрачност на процесите, правата и отговорностите на всеки фирмен служител

Стандартът се базира на осем принципа за управление на качеството:

• Насоченост към клиента – фирмата и нейните клиенти са самостоятелни субекти, които се стремят към взаимноизгодни отношения. Фирмата трябва да идентифицира сегашните и да прогнозира бъдещите изисквания на клиентите, с оглед надвишаването им.
• Отговорност на ръководството – ръководителите определят краткосрочните цели и дългосрочната политика за развитието на фирмата. Те осигуряват такава вътрешна обстановка, при която всеки служител има нагласа за реализиране на поставените общи цели.
• Ангажираност на хората – човешкият потенциал е основата на фирмената организация и пълното използване на неговите възможности е залог за успешно развитие.
• Процесен подход – осигурява ефективност в работата, когато всяка отделна дейност и нейното ресурсно осигуряване се разглеждат и управляват като отделни етапи на един цялостен процес.
• Системен подход – познаването и управляването на отделните процеси в дейността на фирмата /напр. снабдяване, производство, пласмент, организационни, технически, сервизни, комуникация и др./ като взаимно свързани в една система, допринася за успешното постигане на поставените цели.
• Непрекъснато подобрение - основен фактор за успешно фирмено развитие. Постоянното подобрение на дейностите, продуктите, услугите, процесите и системите е ангажираност на всеки служител във фирмата.
• Фактически подход за вземане на решения – наблюдението и проучването осигуряват необходимата информация, данни и факти за анализи, разчети, правилно прогнозиране и изработване на фактически обосновани становища и ефективни решения.
• Взаимно изгодни връзки с доставчиците – насоченост към осигуряване на стабилни, своевременни и бездефектни доставки, както и взаимоотношения, даващи предимства в конкурентна среда.

Общи изисквания към системата – тя трябва да се разработи, документира, внедри, поддържа и подобрява непрекъснато. Процесите трябва да бъдат идентифицирани, да се определи последователността и взаимодействието им, да се определят критериите и методите, необходими за ефикасното им управление, да се осигурят ресурсите и информацията за тях, да се наблюдават, измерват и анализират и непрестанно да се подобряват.

Документацията на системата включва:

• Наръчник по качеството
• Документирани процедури
• Планове по качеството, Работни инструкции и методики за ефикасно управление на процесите
• Записи